如何实现医院档案管理的信息化

  现阶段应该准确把握新时期医院发展的特点,加强医院档案管理, 是医院档案实行现代化管理的根本任务。现我院档案管理正向着规范化管理的轨道健康发展。领导重视是档案管理工作的关键;加强硬件建设,是档案管理工作的基础;对档案工作重性的认识,是档案管理工作的前;建立档案工作网络,是档案管理工作的保证;建立健全各项规章制度,是档案规范化管理的根本;档案开发利用是档案管理工作的目的。所以, 医院档案人员如何适应高速发展的当今社会,为领导决策服务,为医疗、科研服务,发挥档案利用的最大效益,为使医院档案管理工作能更好地为医疗卫生改革和医院事业发展服务,必须重视医院档案管理人员的充实和培养,实现医院档案管理的现代化。 
  一、如何重视和高档案利用效率 
  档案管理的最终目的就是供利用,因此,档案管理人员树立服务意识,使医院的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时,积极开展多种编研活动,对信息进行开发,编写各种专题汇编,为利用者供多方面、有实效的信息。另外,还加强档案利用反馈信息的管理,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而高档案的利用率,充分发挥其社会效益。培养公益性信息服务机构,开发利用公益性信息资源是电子政务发展的目标。目前,全国各类档案信息网站已初具规模,但也存在设计不科学、内容空缺、更新滞后等问题,应进一步完善档案信息网站的服务功能。 
  1.明确目的。档案信息网建设以邓小平理论、“三个代表”重思想和科学发展观为指导,坚持为改革发展稳定的大局、为全面履行政府职能服务,为公众服务,坚持统筹规划、资源共享、及时准确、公开透明、强化服务、便民利民的原则。档案信息网站建设紧扣自身特点经营目的在于其社会价值,所以,经营理念、创建方式、建设内容等与大多数网站不同;以现实档案馆为后盾;主任务是在保证自身网站安全的前下供参考和凭证作用。 
  2.突出特色。目前,只有在形式和内容上突出档案特色才能显示出独特魅力。首页设计做到庄重典雅、大方美观,既能体现档案文化底蕴,又能发挥名片作用;在主页的显著位置设置网络标志,突出档案特征;在架构合理、功能齐全的基础上建立与用户的交流平台,设立电子邮箱,并在主导航栏内建立链接,指定专人负责处理、回复工作,保证网站24小时运行畅通;还应在醒目位置列出网络的主链接区,从而达到本站与主业务部门之间方便访问的求。 
  3.丰富内容。供全面、及时、准确的档案信息是高点击率的关键,也是测评网站的重指标。网站一般应包括以下内容概况类——局馆概况、馆藏介绍;动态类——法律法规、新闻发布、业务指导、档案管理、学会工作;服务类——档案利用、档案用品;互动类——调查评议、参与管理。除涉及法定保密事项外,还应该公布下列具体信息内容本单位的行政许可事项和其他服务事项的项目名称、办理程序、办事地点等具体信息;制定或负责贯彻实施的法律、法规、规章和政策;机构设置及职责;按规定需向社会发布的公示等信息;投诉信箱、领导信箱及其他应公布的政务信息等。各网站还应落实信息更新维护责任制,防止重大信息缺失、滞后。 
  4.确保安全。档案信息网是政府实现电子政务的窗口之一,网络与信息的安全问题对于政府网站来说至关重。应广泛开展计算机网络与信息安全宣传教育活动,普及网络与信息安全防范的基本技术,高工作人员维护网络与信息安全的警惕性和自觉性;各网站在建设计算机系统时,同步设计和实施网络与信息的安全系统;建立健全网络与信息安全组织领导机构和各项管理制度,制订应急预案;根据国家有关保密法律、法规,严禁涉密信息上网;加强网上互动内容的监管,对散布破坏安定团结、歪曲事实、危害社会的信息设立防范措施。 
  二、开发档案资源,实现档案的现代化管理 
  档案资源的开发利用是档案管理的主目的,通过深层次、多渠道地开发档案信息资源,高档案的使用价值,为医院业务、医院管理及患者服务。同时,通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益,高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设。 
  实现档案现代化管理。一是加强档案的保管设施,如设置专门的档案库房,配备必的安全保管设施;二是加强档案现代化管理,利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主功能。在目前最重、最基本的现代化管理手段之一是计算机管理,将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机,这具有检索快捷、方便、高效等优点,使查档案材料费时费力的原始劳动变成在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决,更是工作质量的飞跃。可以使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现,使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。三是配备整套档案扫描系统,改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法,高档案管理的质量和档案管理工作的效率,注重对现代化各类信息的收集和整理,多借鉴社会其他领域的各方面信息,丰富自己的档案管理经验,使医院档案管理更加现代化、规范化。 
  档案管理工作做好了,一方面为医院高层管理人员及时了解医院整体经营状况,适时调整管理策略供准确依据,为决策供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定医院经营成果,为医院与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。这同时决定着医院的经营版图和未来发展,对于实现医院经营战略,不断高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进医院的全面发展、不断升医院在市场经济中的竞争力具有重意义。